Innovación Digital en la Buena Vista Lodge N° 116: Avances en la Gestión Administrativa
En 2023, la Buena Vista Lodge N° 116 dio un paso significativo hacia la modernización con el desarrollo de una aplicación administrativa diseñada para optimizar y automatizar las funciones internas de la tesorería. Esta herramienta fue ideada y programada por el W.Bro. Osbenis Hernández Medina, Past Master de esta Logia y miembro de la Comisión de Innovación y Desarrollo.
Características de la Aplicación
La aplicación ofrece diversas funcionalidades que han transformado la gestión financiera de nuestra Logia:
• Registro de Hermanos: Gestión eficaz de los datos de los miembros, con acceso fácil y actualización de la información.
Sirve además para tener un plan de localización actualizado ya que, todos los datos de contactos y ubicación por GPS funcionan de manera dinámica y en tiempo real.
• Control de Pago de Capitaciones: Seguimiento de las cuotas, registro de pagos y alertas de vencimientos.
Esta opción nos permite ver en tiempo real el estatus de los pagos de capitaciones y tomar previsiones en cuanto a posibles morosidades.
• Emisión de Recibos: Generación automática de recibos, simplificando la documentación de las transacciones, mediante el uso de almacenamiento en la nube.
Al registrarse un pago se genera un archivo PDF y permite la opción de enviar directamente al usuario a través de E-mail o chat de WathsApp.
• Movimientos y Monitor de Saldo: Registro detallado de todos los movimientos financieros y monitoreo en tiempo real del saldo.
Cada uno de los movimientos ya sea ingresos y/o egresos se registran con su debido concepto y el anexo del recibo o constancias que justifiquen los mimos permitiendo así llevar un control exahustivo y transparente.
• Control de Inventario: Gestión de los bienes y recursos de la Logia, asegurando un control adecuado.
También posee funcionalidades secundarias como:
• Planificación anual: donde se registra el presupuesto de adquisiciones, proyecciones de ingresos y egresos, entre otras.
• Calendario financiero: Señala las fechas de pago a la Gran Logia y las de cobro a los hermanos.
• Cuentas por pagar y por cobrar: Monitor de estatus.
• Movimientos del mes: Filtro que señala las operaciones de ingreso y egresos.
• Avisos de deudas: Permite remitir un oficio al hermano que se encuentra en condiciones de inafiliación.
• Items de la Gran Logia: Muestra el presupuesto ley de la Gran Logia para así tener a la mano los precios de cada item.
Beneficios para la Logia
Desde su implementación, esta herramienta no solo ha automatizado tareas clave, sino que también ha promovido una mayor transparencia y accesibilidad de la información financiera. Las medidas de seguridad avanzadas de la aplicación garantizan la protección de datos sensibles y la confidencialidad de la información. Además, gracias a su configuración, la aplicación puede ser utilizada tanto en dispositivos móviles como en computadoras, ofreciendo una versatilidad que se adapta a las necesidades de todos los miembros.
Avances en la Transparencia y Eficiencia
La accesibilidad desde múltiples dispositivos permite que la información esté siempre disponible para los miembros autorizados, promoviendo una cultura de transparencia y responsabilidad. La automatización de las funciones del tesorero ha permitido reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para la gestión de las finanzas.
El W.Bro. Osbenis expresó: "Desarrollar esta aplicación ha sido un reto gratificante. Nuestro objetivo siempre fue facilitar el trabajo del tesorero y asegurar una gestión más transparente y eficiente de nuestros recursos. Estoy convencido de que esta herramienta ha sido y seguirá siendo de gran beneficio para nuestra Logia."
Los avances logrados con esta aplicación reflejan el compromiso de la Buena Vista Lodge N° 116 con la modernización y la excelencia en la gestión administrativa. Esta herramienta ha permitido mejorar significativamente las operaciones diarias y la gestión financiera, preparando a nuestra Logia para un futuro más eficiente y transparente.
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Buena Vista Lodge N° 116
